הגן על המסמכים היום ,מפני אובדן או נזק בעתיד! 

כיום חברות רבות מבינות כי הן חשופות לטרור, נזקי הטבע וגניבות ולכן עולה הצורך להגן על כל המידע המצוי בארגון.אחת ההחלטות החשובות שעומדות בפני החברות היא.ההחלטה למעבר למשרד ללא נייר. החלטה מאין זו מעלה תהיות רבות מאיפה להתחיל ואיך עושים זאת.חברות רבות מציעות מערכת לניהול מסמכים, חומרה, תוכנה ושירותי ייעוץ לשיפור התקשורת האלקטרונית בדרך לעבודה ללא נייר.

להלן מספר החלטות שיש לשקול לפני שמתחילים את המעבר למשרד ללא נייר:

• מהי כמות המסמכים שיש להמיר?
• איך ניתן להתמודד עם נייר שעדיין מגיע מספקים, שותפים או לקוחות?
• האם קיימים מסמכים שלא ניתן להמיר?( מאחר ויש לשמור על הקובץ המקורי.
• מהי העלות של  ציוד חדש או תוכנה, או שניהם?
•  איך תרצו להודיע ??לצוות העובדים על השינוי? ולגרום להם ליישם את תהליך בעבודה השוטפת של היומיום.
• האם צריך להיעזר בגורם חיצוני בשביל הטמעת השינוי? (זה יכול להיות יועץ , ספק ציוד תוכנה חדשה, חברה המבצעת בפועל המרות נתונים, שירות אירוח להעביר קבצים , מומחי אבטחה, או מאמני עובדים.)
•  איך תוכלו להתמודד עם ירידה בכמויות הנייר על בסיס קבוע?  למשל, שתפקידה של המזכירה יהיה לסרוק באופן אלקטרוני את הניירת.

 בהתבסס על המלצות של מומחים וחברות שעברו את התהליך, להלן מספר צעדים בסיסיים בתהליך המעבר:

1. להתחייב לתהליך של למשרד ללא נייר, ולשכנע את העובדים לשתף פעולה על ידי הסבר של היתרונות של תהליך מאין זה.
2. יש לבדוק את חומרת המחשב הקיים כדי לוודא שהיא חזקה מספיק להתמודד עם יישומי מוסף ואחסון קבצים. וודא שיש לך מערכת גיבוי אמינה לכל הקבצים.
3. לנתח את כל החומר שעליך לסרוק.תחשוב על מה צפוי  בעתיד אם העסק הולך וגדל, כמו גם עכשיו. תחשוב על אילו מסמכים צריך לגשת לעיתים קרובות או במהירות  וזקוקים לאבטחה נוספת.
4. לפתח תוכנית למעבר ואת לוח הזמנים.
5. להתחיל בקטן עם מחלקה אחת, כך שתוכל להתמודד עם בעיות לפני הרחבת היקף סריקת מסמכים.
6. לחקור את כל הכלים הזמינים שיסייעו לעבודה יעילה (מערכות לניהול מסמכים, שליחת פקסים אלקטרוניים, סורקים, מערכות גיבוי נתונים, מערכות אבטחה, המרת מסמכים חברות, יועצים לתהליך).
7. בחר לקנות את הכלים שבכוונתך להשתמש עבור התוכנה. שקול בקנה אחד עם הצרכים שלך, מהי קלות השימוש והטמעה, עלות, אינטגרציה עם מערכות הקיימות.ולא להזניח את צרכי הגיבוי של מידע אלקטרוני.
8. לערוך פיילוט לפני ביצוע השינוי בפועל. ובאם יהיו הערות לבצע את כל השינויים הנדרשים.

חשוב לזכור שהתנהלות נכונה בתהליך הנ"ל היא סריקת מסמכים יחד עם הטמעה של מערכת לניהול מסמכים.המערכת מאפשרת לנהל בצורה יעילה את כל המסמכים שנסרקים וכן להגדיר את כל האופציות לפי צרכי החברה. מניסיוננו עולה כי גם בתי אב רבים עושים סדר בחומר ישן שהעלה אבק בבוידם או במרתף ומבצעים סריקת תמונות , סריקת ספרים, סריקת אלבומים ומעלים אותם לרשתות החברתיות.

טרנד עכשווי הוא מציאת שורשים של משפחות והעלאה לאתרי מורשת וכן פגישות מחזור בהם בוגרים של מוסדות שסיימו לפני 30 ויותר שנים מעלים סריקת תעודות וצילומים מתקופות עברו.מה שכמובן נשמר ברשת האינטרנט כזיכרון עד. לקוחות נוספים שהגיעו אלינו הינם אלו שרצו להנציח את יקיריהם והקימו עבורם אתרי אינטרנט ייעודיים להוקרה וזיכרון והעלו מסמכים סרוקים וכן זיכרונות ילדות מצולמים.